Samarinda – Kepala Dinas Kependudukan Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (DKP3A) Kalimantan Timur (Kaltim) Noryani Sorayalita mengatakan petugas pengelola arsip dokumen kependudukan harus memahami dan menguasai cara mengelola, mengklasifikasi dan mengkodefikasikan arsip.
Soraya sapaan akrabnya juga menyebut, perlu ada adopsi pengelolaan arsip digital yang telah diimplementasikan oleh Disdukcapil Kota Samarinda.
“Sehingga mampu mengurangi banyaknya berkas manual yang tentu saja memerlukan tempat dan jika terlalu lama akan berbahaya bagi kesehatan,” ujar Soraya dalam kegiatan Bimbingan Teknis Pendokumentasian dan Penatausahaan Dokumen Administrasi Kependudukan Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Kalimantan Timur Tahun 2021 di Hotel Selyca Mulia, Kamis (23/9/2021).
Berdasarkan hasil monitoring di kabupaten/kota se-Kaltim, pengelolaan arsip administrasi kependudukan secara umum masih kurang baik.
Seperti belum adanya ruang arsip yang memenuhi standar, sehingga arsip-arsip berupa buku register masih terlihat berserakan di beberapa tempat.
Hal tersebut tak hanya mengganggu mata memandang, namun juga membuat petugas kesulitan mencari arsip dokumen kependudukan apabila dibutuhkan dalam waktu cepat.
Soraya menegaskan, itu merupakan hal penting yang perlu diperhatikan, mengingat permasalahan pengelolaan arsip yang sering kali ditemui adalah sulitnya menemukan kembali dokumen lama yang telah diterbitkan.
“Hal ini akan menimbulkan permasalahan dan berdampak hukum apabila menyangkut status keperdataan seseorang,” jelas Soraya.
Selain itu, dijelaskan Soraya bahwa hal penting lainnya yang perlu diperhatikan ialah pemusnahan dokumen kependudukan invalid, seperti e-KTP, KK, KIA dan Akta Pencatatan Sipil yang gagal encode, rusak, gagal cetak dan perubahan elemen data.
Untuk itu Soraya mengimbau Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di kabupaten/kota untuk melakukan pemusnahan dokumen kependudukan invalid tersebut dengan cara dibakar setiap hari.
“Tidak perlu menunggu banyak, dengan dilengkapi berita acara pemusnahan sebagaimana tertuang dalam Permendagri 104 tahun 2019 untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Apalagi tahun 2021 adalah tahun pencanangan peningkatan kualitas layanan adminduk,” beber Soraya.
